Czy wiesz, czym dokładnie jest e-faktura i dlaczego zyskuje na popularności? W tym artykule przybliżymy Ci definicję e-faktury, jej formaty oraz różnice w porównaniu z tradycyjną fakturą papierową. Dowiesz się również o aspektach prawnych i funkcjonalnych e-faktur, a także o roli Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce. Zapraszamy do lektury, aby uporządkować wiedzę na temat przyszłości fakturowania!
Czym jest e-faktura?
Przykładem może być Energa, udostępniająca swoim klientom faktury za energię elektryczną w tej postaci.
Kluczowa różnica między e-fakturą a jej tradycyjnym, papierowym odpowiednikiem, dotyczy sposobu generowania, dystrybucji i archiwizacji. Faktury elektroniczne eliminują konieczność druku i fizycznego przechowywania dokumentów.
W przeciwieństwie do faktur w formacie PDF, będących jedynie prezentacją dokumentu, e-faktury mogą być tworzone w formie ustrukturyzowanej, na przykład XML, co umożliwia ich automatyczne przetwarzanie przez systemy księgowe. Takie ustrukturyzowane faktury usprawniają obieg dokumentów, przekładając się na większą efektywność pracy.
Definicja e-faktury
E-faktura, czyli cyfrowy dokument księgowy, nabiera szczególnego znaczenia w obliczu zbliżającego się wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Definiowana jest jako faktura wystawiana i przesyłana elektronicznie, posiadająca pełną moc prawną, analogiczną do tradycyjnej faktury papierowej. Do jej fundamentalnych cech zalicza się autentyczność, integralność oraz czytelność.
Z prawnego punktu widzenia, e-faktura musi spełniać wymogi określone w Ustawie o VAT. Pod względem technicznym, może występować w różnych formatach, w tym jako faktura ustrukturyzowana w formacie XML, która jest priorytetowa w KSeF.
Format XML umożliwia automatyczne przetwarzanie zawartych w niej danych. W odróżnieniu od faktur PDF, które stanowią jedynie elektroniczną wizualizację dokumentu, e-faktury XML usprawniają obieg dokumentów i ich integrację z systemami księgowymi. Faktura ustrukturyzowana, identyfikowana unikalnym numerem nadanym przez KSeF, jest tworzona i odbierana za pośrednictwem specjalistycznego oprogramowania, połączonego z tym systemem.
Formaty e-faktury
W dziedzinie fakturowania elektronicznego istnieje wiele formatów, lecz szczególną rolę odgrywają faktury ustrukturyzowane. Obecnie powszechnie wykorzystywanym formatem e-faktury jest PDF, który jednak nie umożliwia automatycznego przetwarzania zawartych w nim danych.
W odniesieniu do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), kluczowe znaczenie zyskuje format XML (Extensible Markup Language).
Faktura ustrukturyzowana w formacie XML, opatrzona unikalnym numerem KSeF, jest generowana i odbierana za pośrednictwem oprogramowania zintegrowanego z KSeF.
Ten format wspiera automatyzację procesów księgowych i znacząco optymalizuje obieg dokumentów. Należy podkreślić, że KSeF, jako platforma teleinformatyczna dedykowana wystawianiu i odbieraniu faktur, zapewnia ich autentyczność, integralność oraz czytelność.
XML jako format e-faktury
XML, czyli Extensible Markup Language, stanowi uniwersalny język znaczników, pełniący zasadniczą funkcję w cyfrowej wymianie danych. W odniesieniu do e-faktur, XML umożliwia generowanie faktur ustrukturyzowanych.
Innymi słowy, dane zawarte na fakturze są archiwizowane w sposób uporządkowany i łatwy do automatycznego importu przez systemy informatyczne.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wykorzystuje format XML jako obowiązujący standard. Faktury ustrukturyzowane, sporządzone w tym formacie i opatrzone indywidualnym numerem KSeF, zapewniają wiarygodność, spójność i czytelność danych.
Automatyzacja procesów księgowych, usprawnienie obiegu dokumentów oraz redukcja ryzyka pomyłek stają się dzięki temu możliwe. Należy zaznaczyć, że Ministerstwo Finansów sprawuje nadzór nad KSeF – centralną platformą służącą do tworzenia, ewidencjonowania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
Porównanie formatów: XML vs PDF
Kluczowa różnica między formatami XML i PDF uwidacznia się w aspekcie automatycznego przetwarzania danych. PDF, choć powszechnie wykorzystywany, służy przede wszystkim prezentacji faktury, utrudniając jednoczesne, efektywne wydobywanie danych do systemów księgowych.
Natomiast faktura ustrukturyzowana w formacie XML, będąca fundamentem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), została opracowana z naciskiem na automatyzację obiegu dokumentów.
Dzięki uporządkowanej strukturze, format XML umożliwia bezproblemowy transfer danych do systemów księgowych, znacząco usprawniając obieg dokumentów i redukując potencjalne błędy.
Pomimo szerokiego zastosowania PDF, w kontekście KSeF i postępującej cyfryzacji, XML zyskuje status preferowanego standardu. KSeF, jako platforma dedykowana do wystawiania i przyjmowania faktur online, zapewnia autentyczność, integralność oraz czytelność dokumentów w formacie XML, identyfikując je unikalnym numerem.
E-faktura kontra faktura papierowa
E-faktura i jej tradycyjny, papierowy odpowiednik różnią się fundamentalnie formą. E-faktura, będąca cyfrowym dokumentem księgowym zgodnym z przepisami Ustawy o VAT, unieważnia konieczność drukowania oraz fizycznego przechowywania dokumentów. Z kolei faktura papierowa wymaga wydruku, manualnego obiegu i archiwizacji w formie materialnej.
E-faktury, szczególnie te w formacie XML, szeroko wykorzystywanym w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), otwierają drogę do automatyzacji procesów księgowych.
Stosowanie e-faktur przynosi szereg korzyści, w tym wygodę, znaczne przyspieszenie obiegu dokumentów oraz realne oszczędności finansowe związane z eliminacją kosztów druku i archiwizacji. Co więcej, Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanowi gwarancję autentyczności, integralności i czytelności elektronicznych faktur.
Natomiast tradycyjne faktury papierowe są narażone na uszkodzenia, zgubienie, a ich archiwizacja jest procesem czasochłonnym. Decydując się na e-faktury, przedsiębiorcy mogą oczekiwać szybszego zwrotu podatku VAT z Urzędu Skarbowego. Akceptacja e-faktury może nastąpić w dowolnej formie, dostosowanej do potrzeb stron transakcji.
Różnice w przechowywaniu danych
Sposób przechowywania danych różni się w zależności od tego, czy mamy do czynienia z e-fakturami, czy z tradycyjnymi fakturami papierowymi. Zgodnie z Ustawą o VAT, e-faktury muszą być przechowywane w sposób, który przez cały okres retencji gwarantuje ich autentyczność, integralność i czytelność.
W przypadku faktur ustrukturyzowanych XML istotną rolę odgrywa Krajowy System e-Faktur (KSeF), który archiwizuje te dokumenty przez dekadę, licząc od daty ich wystawienia.
Z kolei faktury papierowe wymagają fizycznego archiwizowania, co generuje koszty związane z przestrzenią magazynową i zwiększa ryzyko uszkodzenia lub zagubienia dokumentów.
Akceptacja e-faktury może nastąpić w dowolnej formie, co usprawnia proces jej przechowywania i obiegu. Decydując się na e-faktury, przedsiębiorcy ograniczają ryzyko związane z tradycyjnym przechowywaniem dokumentów, a KSeF, zarządzany przez Ministerstwo Finansów, zapewnia dodatkowe zabezpieczenie ich autentyczności i dostępności.
Autentyczność i integralność dokumentów
Autentyczność faktur elektronicznych jest zapewniona za sprawą zastosowania nowoczesnych technologii i rygorystycznych procedur bezpieczeństwa. Kluczową rolę w tym procesie odgrywa Krajowy System e-Faktur (KSeF) – platforma teleinformatyczna nadzorowana przez Ministerstwo Finansów.
KSeF przydziela każdej e-fakturze niepowtarzalny numer identyfikacyjny, co stanowi gwarancję jej autentyczności i integralności. Przechowywanie faktur przez system przez okres 10 lat od daty ich wystawienia dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo danych.
W przypadku tradycyjnych faktur papierowych istnieje realne zagrożenie fałszerstwem, co może skutkować nieprawidłowościami w rozliczeniach VAT i innymi nadużyciami finansowymi. E-faktury, dzięki śledzeniu i rejestrowaniu każdej operacji w KSeF, znacząco redukują to ryzyko, utrudniając manipulowanie danymi.
Dodatkowo, użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej, zgodnych z regulacjami eIDAS, podnosi poziom wiarygodności e-faktury.
Zgodnie z ustawą o VAT, przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania e-faktur w sposób, który zapewnia ich autentyczność, integralność i czytelność przez cały wymagany okres.
Wybierając e-faktury, zwłaszcza te ustrukturyzowane w formacie XML, firmy zyskują pewność, że ich dokumentacja jest chroniona przed nieautoryzowanymi modyfikacjami i pozostaje dostępna w nienaruszonej formie przez cały czas przechowywania.
Aspekty prawne i funkcjonalne e-faktur
E-faktury działają w oparciu o szczegółowe regulacje prawne. Ustawa o VAT precyzuje wymogi formalne, którym musi odpowiadać ten elektroniczny dokument. Spełnienie tych wymogów to warunek konieczny, aby e-faktura zyskała moc prawną równoważną tradycyjnej fakturze papierowej. W kontekście zbliżających się zmian, istotną rolę odgrywa Krajowy System e-Faktur (KSeF) – platforma teleinformatyczna nadzorowana przez Ministerstwo Finansów.
KSeF, jako centralna platforma, służy do wystawiania, archiwizowania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych w **e-faktura format** XML. System ten opatruje każdą e-fakturę niepowtarzalnym numerem identyfikacyjnym, co stanowi element zabezpieczający jej autentyczność i integralność. Dla użytkowników KSeF oznacza to przede wszystkim centralizację procesu fakturowania i gwarancję, że dokumenty są przechowywane w jednolity oraz bezpieczny sposób przez dekadę od momentu wystawienia.
Celem KSeF jest uproszczenie i standaryzacja obiegu faktur, zapewniając komfort i bezpieczeństwo zarówno wystawcom, jak i odbiorcom. Przedsiębiorcy uzyskują pewność, że ich e-faktury są w pełni zgodne z aktualnymi regulacjami, co przekłada się na sprawniejszy zwrot VAT z Urzędu Skarbowego. Energa, wprowadzając eFakturę w serwisie ENERGA24, stanowi przykład przedsiębiorstwa, które już teraz korzysta z elektronicznego fakturowania, prezentując jego praktyczne zalety.
Regulacje prawne dotyczące e-faktur
Podstawą prawną dla e-faktur w Polsce jest ustawa o VAT, precyzująca kryteria, jakie musi spełniać faktura, aby została uznana za pełnoprawny dokument księgowy. Respektowanie tej ustawy jest fundamentalne, by e-fakturę traktować na równi z jej tradycyjnym, papierowym odpowiednikiem. Wspomniana regulacja szczegółowo określa obligatoryjne dane, które powinny figurować na fakturze.
Istotnym aktem prawnym jest również rozporządzenie eIDAS, które zharmonizowało przepisy dotyczące identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w całej Unii Europejskiej. Zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, w myśl regulacji eIDAS, dodatkowo wzmacnia wiarygodność e-faktury.
W odniesieniu do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nadzorowanego przez Ministerstwo Finansów i Krajową Administrację Skarbową, każda e-faktura uzyskuje niepowtarzalny numer identyfikacyjny, co znacząco podnosi poziom jej autentyczności i integralności. KSeF stanowi gwarancję, że faktury są w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami, co z kolei przyspiesza proces zwrotu VAT z Urzędu Skarbowego. Użytkownicy zyskują także wygodny i kontrolowany dostęp do swoich e-faktur.
Ustawa o VAT i jej wpływ na e-faktury
Ustawa o podatku od towarów i usług (VAT) stanowi fundament dla funkcjonowania e-faktur w Polsce, precyzyjnie określając wymogi, jakie musi spełniać ten cyfrowy dokument, aby posiadał pełną moc prawną. Zgodnie z jej regulacjami, e-faktura powinna zawierać szczegółowe dane identyfikujące strony transakcji, takie jak imiona i nazwiska lub nazwy, adresy, numery identyfikacji podatkowej (NIP), datę wystawienia i kolejny numer faktury.
Nie można pominąć również fundamentalnych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, włączając w to ceny jednostkowe oraz kwoty należnego podatku VAT.
Regulacje zawarte w ustawie o VAT nakładają na podatników zarówno powinności, jak i uprawnienia. Do kluczowych obowiązków zalicza się przede wszystkim prawidłowe wystawianie faktur, w tym e-faktur, w zgodzie z obowiązującymi przepisami. Jednocześnie, podatnicy posiadają prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek VAT naliczony na podstawie otrzymanych faktur, co stanowi zasadniczy element systemu rozliczeń podatkowych.
W kontekście implementacji Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), kluczowe jest to, że ten system, pod auspicjami Ministerstwa Finansów i Krajowej Administracji Skarbowej, będzie automatycznie kontrolował zgodność wystawianych faktur z regulacjami Ustawy o VAT. KSeF przydziela każdej e-fakturze unikalny identyfikator, co dodatkowo podnosi poziom bezpieczeństwa i wiarygodności dokumentów.
Należy również pamiętać, że na wypadek niedostępności KSeF, przepisy przewidują możliwość wystawiania faktur w formie elektronicznej i udostępniania ich nabywcy w sposób wcześniej uzgodniony.
Zastosowanie eIDAS w e-fakturowaniu
Rozporządzenie eIDAS, będące fundamentem usług zaufania w Unii Europejskiej, pełni fundamentalną funkcję w obszarze e-fakturowania. Regulując kwestie identyfikacji elektronicznej, bezpośrednio wpływa na wiarygodność i bezpieczeństwo elektronicznych faktur.
W odniesieniu do e-faktur, szczególnie tych transmitowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), eIDAS umożliwia stosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Działając jako wyrafinowany podpis elektroniczny dedykowany przedsiębiorstwom, pieczęć ta weryfikuje autentyczność wystawcy faktury oraz integralność zawartych w niej danych.
Zastosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej znacząco podnosi wartość e-faktury, utrudniając jej fałszowanie i zapewniając bezpieczeństwo transakcji gospodarczych. Dla firm, kwalifikowana pieczęć elektroniczna oznacza nie tylko oszczędność czasu i redukcję kosztów, lecz również pewność zgodności z obowiązującymi regulacjami.
Podmioty takie jak EuroCert, nadzorowane przez Narodowe Centrum Certyfikacji, proponują usługi związane z wydawaniem e-pieczęci.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) i jego rola
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nadzorowana przez Ministerstwo Finansów i Krajową Administrację Skarbową centralna platforma teleinformatyczna, przeznaczona do wystawiania, odbierania oraz archiwizowania faktur elektronicznych. Można go określić jako środowisko online do sprawnego zarządzania fakturami. Stanowi on scentralizowaną infrastrukturę IT, służącą do tworzenia, rejestracji i udostępniania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
Każda faktura w systemie KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, co zapewnia jej autentyczność, integralność oraz czytelność.
KSeF przynosi szereg wymiernych korzyści. Przede wszystkim, usprawnia obieg dokumentów, oferując jednolity i zabezpieczony sposób ich archiwizacji. Użytkownicy KSeF zyskują pewność, że ich e-faktury są w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami. Co więcej, system ten umożliwia przyspieszenie zwrotu podatku VAT z Urzędu Skarbowego. Należy podkreślić, że KSeF przechowuje faktury przez okres 10 lat, licząc od daty ich wystawienia, zapewniając długoterminowy dostęp do dokumentacji.
Najważniejsze funkcje KSeF
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to zaawansowana platforma teleinformatyczna nadzorowana przez Ministerstwo Finansów i Krajową Administrację Skarbową. System ten umożliwia wystawianie oraz odbieranie faktur drogą elektroniczną, zapewniając ich niezaprzeczalną autentyczność, integralność danych i pełną czytelność.
Stanowi on centralny punkt do tworzenia, rejestracji i udostępniania faktur ustrukturyzowanych, zwłaszcza tych w formacie XML, który ma fundamentalne znaczenie dla funkcjonowania KSeF.
Wystawianie faktur w KSeF odbywa się za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania, które musi być zintegrowane z systemem. Aplikacje, takie jak “fillup e-faktury”, umożliwiają efektywne generowanie e-faktur, spełniających wymogi KSeF i opatrzonych unikalnym identyfikatorem. Proces ten zapewnia automatyczną weryfikację zgodności faktury z przepisami Ustawy o VAT, wskazując pola obligatoryjne.
Po wprowadzeniu niezbędnych danych i zatwierdzeniu dokumentu, faktura jest przesyłana do KSeF, gdzie podlega archiwizacji przez okres 10 lat, liczony od daty jej wystawienia. KSeF znacząco usprawnia przepływ dokumentów.
Podatnicy VAT korzystający z KSeF mogą spodziewać się szybszego zwrotu podatku VAT z Urzędu Skarbowego. Co istotne, Ministerstwo Finansów uwzględniło procedury awaryjne na wypadek niedostępności KSeF, umożliwiając generowanie faktur w formie elektronicznej i przekazywanie ich nabywcy w ustalony sposób. KSeF centralizuje proces fakturowania, co zapewnia większą wygodę i bezpieczeństwo zarówno dla wystawców, jak i odbiorców faktur.
Terminy wdrożenia KSeF w Polsce
Krajowy System e-Faktur (KSeF), nowoczesna platforma teleinformatyczna zarządzana przez Ministerstwo Finansów, rewolucjonizuje proces fakturowania. Pomimo że korzystanie z KSeF pozostaje na razie opcjonalne, zbliżająca się perspektywa jego obligatoryjnego wdrożenia oznacza, że wkrótce każdy czynny podatnik VAT w Polsce będzie zobligowany do wystawiania faktur elektronicznych za pośrednictwem tej platformy.
Według zapowiedzi Ministerstwa Finansów, harmonogram obowiązkowego wdrożenia KSeF przewiduje dwa etapy: od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów, których roczna wartość sprzedaży (wraz z VAT) przekroczyła 200 mln zł w poprzednim roku podatkowym, oraz od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych podatników VAT. Faktury ustrukturyzowane, generowane w KSeF i identyfikowane unikalnym numerem, będą archiwizowane w systemie przez dekadę, licząc od daty ich sporządzenia.
Należy mieć na uwadze, że w przypadku niedostępności KSeF, istnieją przewidziane procedury awaryjne, umożliwiające tworzenie e-faktur w formie elektronicznej i przekazywanie ich odbiorcy w uzgodniony sposób.
Artykuły powiązane:
Przejście z faktur papierowych na fakturowanie online – krok po kroku
